依「國立中興大學秘書室設置辦法」第二條規定 本室設下列單位:

行政議事組:綜理公文審閱、校務會議及行政會議辦理、分層負責制度推動及文牘議事相關事宜。

媒體公關組:綜理媒體輿情搜集、新聞發佈及媒體公關相關事宜。

文書組:綜理收發文、檔案管理、郵件處理、校印掌理及文書檔案相關事宜。

本室各單位除前述業務外,並辦理本校上級交辦各相關業務。

文書組

組長:李月霞
電話 04-22840535
電子郵件 yslee@nchu.edu.tw
執掌
  • 綜理全組之業務。
  • 機密公文基資線上建檔及傳送。
  • 彙送本組行政會議、校務會議工作報告。
  • 其他交辦事項。
代理人 1、林珍如。2、鄭文秀。
組員:鄭文秀
電話 04-22840257
電子郵件 j4138@nchu.edu.tw
執掌 總收文、檔案管理、標案收件

  • 總收文綜合性業務。
  • 電子公文收(分)文作業。(含個人公文登送)。
  • 紙本收(分)文作業人員請假代理。
  • 非行政單位研發處校友中心檔案公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、檢調、應用、案卷維護、歸檔機密公文降解密等事宜。
  • 標案收件(營繕組)。
  • 檔案清查。
  • 94 年以前檔案案卷維護。
  • 公務人員終身學習時數管理。
  • 協助電子公文檔管系統諮詢服務。
  • 歷史檔案數位化事宜。
  • 其他交辦事項。
代理人 伍政鑫(代理總收文)、林珍如(代理檔管及標案收件)
組員:林珍如
電話 04-22840259
電子郵件 ru0201@nchu.edu.tw
執掌 檔案管理、公文稽催、時效管考:

  • 行政單位(不含總務處、研發處、校友中心)檔案公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、檢調、應用、案卷著錄、歸檔機密公文保管與降解密等事宜。
  • 電子檔案點收確認、編目等事宜。
  • 會計憑證銷毀及會計庫房管理(含設施維護)。
  • 機密檔案管理綜合性業務、保管窗口及年度降解密事宜(含統計)。
  • 檔管教育訓練、研習事宜。
  • 檔案鑑定小組及會議、法規等事宜。
  • 檔案修護事宜。
  • 案檢調綜合性業務。
  • 檔案應用活動協助。
  • 檔案清查。
  • 94 年以前檔案案卷維護、彙送等。
  • 公文稽催及時效管考。(每週一系統自動執行稽催、每半個月人工執行稽催公文展期、銷號處理、時效管考月報表等事宜)
  • 協助電子公文檔管系統諮詢服務。
  • 歷史檔案數位化事宜。
  • 其他交辦事項。
代理人 蕭秋萍
行政組員:張嘉薇
電話 04-22840616
電子郵件 chiawei@nchu.edu.tw
執掌 總發文、省紙計畫、本組庶務窗口:

  • 發文綜合性業務。
  • 辦理本校行政單位(不含研發處、秘書室、校友中心)發文。
  • 公文系統電子公布欄及公文郵件發送改善與管理。
  • 發文相關問題處理。
  • 公文講習訓練規劃安排、建立報名系統、學習時數登錄及公文寫作網頁管理。
  • 本組事務性採購及零用金保管事宜。
  • 本組財產管理。
  • 省紙計畫工作及能源調查。
  • 每月檔案管理局電子公文節能減紙系統填報。
  • 綠色採購網路申報系統填報。
  • 每月教育部公文收發系統填報。
  • 每月請同仁填寫工作月報統計表。
  • 年度優先採購身心障礙服務統計填報。
  • 臺綜大秘書室工作圈聯絡窗口。
  • 文書組訊息公告。
  • 生活學習生管理。
  • 協助電子公文檔管系統諮詢服務。
  • 歷史檔案數位化事宜(平均每工作日約1小時)。
  • 其他交辦事項。
代理人 陳汶瑄
行政組員:陳汶瑄
電話  04-22840256
電子郵件  sophia@nchu.edu.tw
執掌 總發文、歷史檔案清查:

  • 本校教學研究單位(含創新產業學院)、秘書室、研發處、校友中心發文。
  • 文書組會議準備及紀錄。
  • 秘書室公文電子郵件專責收件人員。
  • 秘書室支援全民英檢或學校監試業務輪值事宜。
  • 協助 94 年以前歷史檔案清查事宜。
  • 辦公室洽公指引。
  • 協助電子公文檔管系統諮詢服務。
  • 歷史檔案數位化事宜(平均每工作日約1小時)。
  • 其他交辦事項。
代理人 張嘉薇
行政辦事員:蕭秋萍
電話  04-22840259
電子郵件  cphsiao1012@dragon.nchu.edu.tw
執掌 檔案管理:

  • 檔案管理(以下簡稱檔管)綜合性業務(含校內檔管規定彙整研修)及相關公文之處理。
  • 總務處檔案公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、檢調、應用、案卷著錄、歸檔機密公文降解密等事宜。
  • 檔管中長程計畫、年度計畫及計畫管考彙辦事宜。
  • 本校檔案分類表及保存年限區分表修訂等事宜。
  • 庫房管理綜合性業務及行政大樓4樓與綜合大樓6樓庫房管理。
  • 檔案附件備份網路伺服器管理。
  • 檔案(含電子)清查綜合性業務及清查工作安排及分配。
  • 檔案鑑定(不含鑑定小組事宜)。
  • 檔案銷毀。
  • 檔案移轉、移交。
  • 檔案目錄彙送。
  • 94年以前檔案案卷維護、彙送等。
  • 檔案應用活動、加值推廣及綜合性業務。
  • 歷史檔案數位化及人員工作進度與品質管理。
  • 急迫性和臨時性資料庫語法撰寫、公文系統相關知識管理與彙集等相關事宜。
  • 公文系統與教育部電子交換系統管理同仁請假之代理。
  • 個資窗口(文書組)
  • 歷史檔案數位化事宜。
  • 協助電子公文檔案系統諮詢服務。
  • 其他交辦事宜。
代理人 林珍如
行政辦事員:伍政鑫
電話 04-22840566
電子郵件  chenghsin@dragon.nchu.edu.tw
執掌 公文系統維護、本組網管:

  • 公文系統維護管理(含廠商連絡窗口、計資中心機房系統硬體設備管理、系統備份、圖書館機房備援系統管理、災難演練、公文電子郵件發送程式管理等)。
  • 公文線上簽核系統決策相關意見彙整及簽核。
  • 公文系統教育訓練規劃安排及電子公文系統相關網頁管理。
  • 公文系統行政資料建立及人員異動之處理。(計資中心設計帳號申請及異動系統)
  • 公文系統相關表單電子化申請建置。
  • 公文檔管系統諮詢服務。
  • (收發室)郵件查詢系統相關問題連繫解決及郵件查詢網頁管理。
  • 本組網頁管理。
  • 本組 i 興雲空間申請與管理。
  • 本組於計中影音網路平台申請與管理。
  • 電子公文交換主機管理(含電子公文教育部轉換伺服器、本校轉換伺服器)。
  • 總收文、郵務同仁請假之代理。
  • 歷史檔案數位化事宜(平均每工作日約1小時)。
  • 其他交辦事項。
代理人 蕭秋萍
事務助理員:蕭名君
電話 04-22840257
電子郵件 alita0924@nchu.edu.tw
執掌 紙本總分文

  • 紙本收(分)文作業。(收拆信件、紙本來文掃瞄、公文基資線上建檔、執行聯繫分文事宜)
  • 郵務(郵資登錄、郵票管理、郵件寄送)。
  • 本組公文分送秘書室及各單位事務櫃。
  • 協助電子公文檔管系統諮詢服務。
  • 歷史檔案數位化事宜(平均每工作日約1小時)。
  • 其他交辦事項。
代理人 鄭文秀(分文)、伍政鑫(郵務及送文)
工友:盧麗蓉
電話 04-22840258
電子郵件 li-jung@nchu.edu.tw
執掌 郵件收發:

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 協助行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 教育學習生管理。
  • 其他交辦事項。
代理人 黃宏達、石金英
工友:黃宏達
電話 04-22840258
電子郵件 hhonda77@yahoo.com
執掌 郵件收發:

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 其他交辦事項。
代理人 盧麗蓉、石金英
工友:石金英
電話 04-22840258
電子郵件 shykeiyi@dragon.nchu.edu.tw
執掌 郵件收發:

  • 學生郵件登錄分送。
  • 外文郵件登錄分送。
  • 協助各單位、教職員工及研究生郵件登錄分類投遞。
  • 學生、家長、郵務公司查詢郵件情況。
代理人 盧麗蓉、黃宏達
生活學習生:收發室
電話 04-22840258
電子郵件  
執掌
  • 辦公室環境整理(1週2次)
  • 協助本組公文分送秘書室及各單位事務櫃。(每日早上9:00-9:30。)
  • 協助收發室郵件登打。(每日早上9:30-12:00)
  • 其他交辦事項
生活學習生:文書組
電話 04-22840256
電子郵件  
執掌
  • 辦公室境整理。(1週2次)
  • 協助本組公文分送秘書室及各單位事務櫃。(每日中午12:00-12:30)
  • 收發室人員或生活學習生請假時,協助收發室郵件處理。
  • 其他交辦事項。