檔案管理

歸檔注意事項
一、線上公文
(一)、傳送歸檔前,請開啟該公文後,先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」,異動別選擇「歸檔」。
(二)、該公文若需發文,請先將流程傳送發文,勿傳送歸檔。經檔管人員點收後,系統無法退文,若需補發須重簽。
二、紙本公文
(一)、傳送歸檔前,請開啟該公文後,先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」,異動別選擇「歸檔」。
(二)、傳送後請於 AKI800 公文檢索作業查詢公文流程是否已傳送成功,傳送成功者,系統上會顯示公文送出時間。
(三)、該公文若需發文,請先將流程傳送發文,勿傳送歸檔。經檔管人員掃描後,系統無法退文,若需補發須重簽。
(四)、已結案之紙本公文,請於5日內由派員親送紙本公文及歸檔清單送至文書組辦理歸檔,請勿將公文置於事務櫃。
(歸檔清單由文書組存查,歸檔單位若需另外留存清單,請列印一式二份至文書組簽收後收執。「如何列印歸檔清單」及「查詢送檔批號或查詢公文是否已成批」之問題,請至「秘書室→文書組→電子公文系統→常見問題」項下查詢 [連結])。
(五)、紙本公文送至文書組歸檔前,請先檢查下列事項:

  1. 分類號及保存年限:參照校內「檔案分類及保存年限區分表」之規定填註於公文右上角,並確認該分類號是否與公文內容相符,及是否與公文系統註記之分類號一致。
  2. 公文擺放方式:簽稿併陳之公文,請依『簽』、『稿』、『來文』、『簽之附件』、『稿之附件』及『來文之附件』順序擺置。
  3. 頁碼:本文及附件於公文右下角「由下往上」依序編寫頁碼,空白頁不需編寫頁碼;文件為雙面者,背面頁碼於左下角編寫。
  4. 附件應併同本文歸檔,若全部附件或部份附件不予歸檔,請於「公文第一頁左上角」(非歸檔清單)敘明附件不歸檔原因,並加蓋職名章。
  5. 確認公文是否未經核決、未發或漏會。若『稿』因故不發文,請於「公文第一頁左上角」敘明不發文,並加蓋職名章。
  6. 第一層決行之核決者為校長,第二層決行及第三層決行之核決者均應加上「代為決行」章戳或字樣。
  7. 公文如有任何修改,請修改者或承辦人加蓋職名章,以茲負責。
  8. 職務代理人辦理公文時,須於職名章旁註明「代」字,以茲證明。
  9. 去除不必要之標籤。
  10. 公文未能以原件歸檔時,應於影本簽註理由,並加註「與正本相符」字樣,由承辦人及一級單位主管核章後歸檔。
  11. 如符合本校「文書處理要點」 [連結]第18 條、33條規定,以紙本公文辦理時,請於公文「第一頁左下角」加蓋「符合本校文書處理要點第18 條、33 條規定,以紙本公文辦理」之章戳。
  12. 公文如有倂案,請承辦人將主案置於第一件,並於公文上註明「本文併有○○○○○(文號)」,並加蓋職名章。若公文前案已結案歸檔,後案需併前案,於公文上註明註明「本文請併入○○○○○(文號)」,並加蓋職名章。
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