歸檔注意事項
一、 線上公文:
(一)傳送歸檔前,請開啟該公文後,先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」,異動別選擇「歸檔」。
(二)該公文若需發文,請先將流程傳送發文,勿傳送歸檔。經檔管人員點收後,系統無法退文,若需補發須重簽。
二、 紙本公文:
(一)傳送歸檔前,請開啟該公文後,先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」,異動別選擇「歸檔」。
(二)傳送後請於 AKI800 公文檢索作業查詢公文流程是否已傳送成功,傳送成功者,系統上會顯示公文送出時間。
(三)該公文若需發文,請先將流程傳送發文,勿傳送歸檔。經檔管人員掃描後,系統無法退文,若需補發須重簽。
(四)已結案之紙本公文,請於5日內由派員親送紙本公文及歸檔清單送至文書組辦理歸檔,請勿將公文置於事務櫃。(歸檔清單由文書組存查,歸檔單位若需另外留存清單,請列印一式二份至文書組簽收後收執。「如何列印歸檔清單」及「查詢送檔批號或查詢公文是否已成批」之問題,請至「秘書室→文書組→電子公文系統→常見問題」項下查詢 [連結])。
(五)紙本公文送至文書組歸檔前,請先檢查下列事項:

1.分類號及保存年限:參照校內「檔案分類及保存年限區分表」之規定填註於公文右上角,並確認該分類號是否與公文內容相符,及是否與公文系統註記之分類號一致。

2.公文擺放方式:簽稿併陳之公文,請依『簽』、『稿』、『來文』、『簽之附件』、『稿之附件』及『來文之附件』順序擺置。

3.頁碼:本文及附件於公文右下角「由下往上」依序編寫頁碼,空白頁不需編寫頁碼;文件為雙面者,背面頁碼於左下角編寫。

4.附件應併同本文歸檔,若全部附件或部份附件不予歸檔,請於「公文第一頁左上角」(非歸檔清單)敘明附件不歸檔原因,並加蓋職名章。

5.確認公文是否未經核決、未發或漏會。若『稿』因故不發文,請於「公文第一頁左上角」敘明不發文,並加蓋職名章。

6.第一層決行之核決者為校長,第二層決行及第三層決行之核決者均應加上「代為決行」章戳或字樣。

7.公文如有任何修改,請修改者或承辦人加蓋職名章,以茲負責。

8.職務代理人辦理公文時,須於職名章旁註明「代」字,以茲證明。

9.去除不必要之標籤。

10.公文未能以原件歸檔時,應於影本簽註理由,並加註「與正本相符」字樣,由承辦人及一級單位主管核章後歸檔。

11.如符合本校「文書處理要點」 [連結]第18 條、33條規定,以紙本公文辦理時,請於公文「第一頁左下角」加蓋「符合本校文書處理要點第18 條、33 條規定,以紙本公文辦理」之章戳。

12.公文如有倂案,請承辦人將主案置於第一件,並於公文上註明「本文併有○○○○○(文號)」,並加蓋職名章。若公文前案已結案歸檔,後案需併前案,於公文上註明註明「本文請併入○○○○○(文號)」,並加蓋職名章。

機密檔案降解密處理原則
一、 本校創稿之公文
(一)有解密條件者請填寫「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」,並於「職稱、姓名」蓋職章送文書組辦理解密。
(二)無解密條件者

1.公文無須再保密時

(1)請填寫「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」,於「陳核」欄位蓋上承辦人、主管及校長職章。

(2)發「機密文書機密等級變更或註銷通知單」,通知受文機關註銷密等。

2.公文須再保密時

請將原案公文再裝入新的「機密檔案專用封套」,封套上之欄位請填寫齊全,3個封口蓋印章或職名章,並將原機密檔案專用封套釘在新的封套後面,送文書組歸檔。

二、 其他機關來文之公文
(一)有解密條件者請填寫「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」,並於「職稱、姓名」蓋職章送文書組辦理解密。
(二)無解密條件者

1.發「機密文書機密等級變更或註銷建議單」,建議原核定機關變更或註銷其機密等級。

2.俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級時,加會文書組辦理解密。

法規表格

名稱
檔案下載
1.

國立中興大學檔案管理作業要點

 

2. 國立中興大學檔案保存價值鑑定小組設置要點  
3. 國立中興大學檔案分類及保存年限區分表  
4. 國立中興大學檔案分類及保存年限建議表