總收文處理原則

1. 總收文作業程序:
(1) 電子來文:系統自動加掛總收文號,依業務職掌傳送至各一級單位。若受文者為個人,則不經公文系統直接轉紙本列印,以登送之方式請各一級單位派員至文書組簽收轉致受文者個人。
(2) 郵寄、傳真或其它方式來文之紙本公文:人工貼上總收文條碼並在左上角蓋「紙本掃瞄章」,掃瞄並登錄為線上公文,依業務職掌傳送至各一級單位。
(3) 另附件超過20頁或含實體附件(如:支票、收據、契約書…等)之公文,將以紙本方式分文予各一級單位。
(4) 機密文件:經主任秘書拆封及判文後,將以紙本方式分文予各一級單位。
2. 請各一級單位登記桌隨時進入電子公文系統中檢查公文夾,待處理-主辦待分辦是否有總收文。若發現有紙本公文,請派人至文書組簽收。(紙本公文辨別方式:公文簽核類型顯示為紙本符號。)
3. 各單位如需退文改分至其他一級單位,請承辦人填寫公文改分申請單,送請單位主管核可後送總收文人員;並將公文系統流程退回一級單位登記桌,再請一級單位登記桌退回總收文。
4. 依國立中興大學公文線上簽核系統決策委員會第2次會議決議(第六案),受文者為「國立中興大學」(非推廣宣傳品)者,將加掛總收文號進入公文系統列管。
5. 直接郵寄至各單位之紙本公文,受文者雖不為「國立中興大學」,各單位如有需要亦可至文書組加掛總收文號。

總發文處理原則

1. 公文發文時,請先確認公文系統「流程設定」之「承辦人擬辦設定」勾選「總發文」,異動別選擇「總發」,將公文流程傳送發文,勿傳送歸檔。
2. 其他機關來文,本校已編列總收文號,若要擬稿,請於打開公文後,直接進「文稿編輯」,點選稿件,系統會自動帶入總收文號,故請避免再另行創稿,以簡化公文併案作業。
3. 密件、附件20頁以上及附件無法電子交換(如收據、支票、合約或需用印等實體附件)之公文,請以紙本簽核辦理。
4. 公文如有附件,請務必於附件欄位,繕打附件名稱。
5. 依國家發展委員會規定:公務機關間公文之傳遞,以電子交換為原則;故無論是線上或紙本簽核公文,附件如有電子檔,請務必將檔案上傳至「附件管理」,檔案如超過10MB請勾選「上傳至附件下載區」。
6. 進入文稿編輯,以「批次輸入」繕打正副本時,如受文者為校內人員,請註明單位;如有校外單位時,請務必進入「編輯」,點選「批次檢核」後,修正以下欄位:
(1) 電子交換單位,如有電子附件,請務必勾選含附件。
(2) 電子交換單位,如附件為實體(收據、支票等),請將發文方式改為郵寄。
(3) 非公務機關,發文方式為郵寄,並繕打郵遞區號及地址。
(4) 校內單位及人員,發文方式為人工傳遞。
 7. 系統內「公文基資」的「檔案數量」請務必填寫公文及附件歸檔的總頁數。
 8. 創稿公文如需製作範本,請於創號前,另存新檔;若取號後,再另存新檔,則文號會消失。
 9. 副本含附件,請自行影印並標示副本附件,隨文送總發文人員發文。
 10. 紙本發文附件應有1份隨原稿歸檔,並於公文右下角,將本文及附件由下往上依序編寫頁碼,以建立檔案的完整性。
 11. 公文附件不依規定歸檔,請在公文第1頁左上角註明「附件不歸檔」並蓋承辦人章。
 12. 發文附件如需用印,請先用印後再送發文人員。
 13. 發文稿件如有被主管修改,請務必進「文稿編輯」修正公文內容後再傳送至總發文。
 14. 紙本公文欲發文時,請列印送文單1份送總發文人員簽收。
 15. 發文給校內單位之發送方式:
(1)  公文電郵給各單位窗口轉知,並刊登電子公布欄公告:發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組)之重要公文及需以紙本調查回覆公文。另各單位公文電郵收件窗口負責人員如有異動,請至興大入口之各系統入口「公文系統申請」辦理。
(2) 電子公布欄公告:發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組),無需以紙本調查回覆公文。
(3) 紙本公文:非群組受文者(個別單位或人員)、開會通知單、機密公文。
(4) 校內受文者如含有群組及個別單位時:群組受文者依本說明之第(1)(2)項方式辦理,個別單位或人員提供紙本公文。
(5) 如公文發送條件僅符合本說明之第(2)項,但需增發公文電郵之重要公文(不含研習公文),請另於稿面左上角註記「以電郵發文」且簡述具體理由後,並經單位主管核章。使用時請審慎,避免造成受文單位之困擾。
 16. 本校會議紀錄除有機密或權益考量者外,由各單位自行以電子郵件傳送與會人員,或放置學校會議紀錄查詢系統或各單位網頁供閱覽,不再提供紙本紀錄。
 17. 公文封發後,由承辦人員自送時,應由該承辦人員簽章,並自行送達受文單位。另請於公文流程傳送總發文前,於稿面左上角註記「公文自送」且簡述具體理由。
 18. 因應紙本公文封發、郵件處理及至郵局交寄時間(每一上班工作日下午4 時),公文受文者含有需郵寄校外機關者,請於每一上班日下午3 時前,將公文流程及紙本公文送達至文書組總發文人員,以利當日完成繕印及寄發作業,逾時者隔日再發。另受文者數量較多致無法當日完成郵件處理者,亦將於處理完成日方付郵交寄,請注意公文時效。
 19.  已發公文需加發、補發受文單位,或更正公文之處理程序:
(1) 加發、補發公文:已發公文須以同樣公文內容(同日期、同文號)加發或補發受文單位時,由承辦單位以簽稿併陳方式,加簽說明,並將原案公文列為附件,函稿則複製原案公文,受文者僅列需加發或補發之受文單位,經原層級核判後,依發文程序發送。總發文人員於紙本公文左上側空白處分別標註「加發」或「補發」字樣,並於其旁註記加、補發日期後發送。
(2) 更正公文:已發公文(或公告)及附件如有誤繕,由承辦人員另發更正公文(或公告),以使受文者瞭解公文內容之差異性。