發文作業

總發文處理原則

一、公文發文時,請先確認公文系統「流程設定」之「承辦人擬辦設定」勾選「總發文」,異動別選擇「總發」,將公文流程傳送發文,勿傳送歸檔。

二、其他機關來文,本校已編列總收文號,若要擬稿,請於打開公文後,直接進「文稿編輯」,點選稿件,系統會自動帶入總收文號,故請避免再另行創稿,以簡化公文併案作業。

三、密件、附件20頁以上及附件無法電子交換(如收據、支票、合約或需用印等實體附件)之公文,請以紙本簽核辦理。

四、公文如有附件,請務必於附件欄位,繕打附件名稱。

五、依國家發展委員會規定:公務機關間公文之傳遞,以電子交換為原則;故無論是線上或紙本簽核公文,附件如有電子檔,請務必將檔案上傳至「附件管理」,檔案如超過10MB請勾選「上傳至附件下載區」。

六、進入文稿編輯,以「批次輸入」繕打正副本時,如受文者為校內人員,請註明單位;如有校外單位時,請務必進入「編輯」,點選「批次檢核」後,修正以下欄位:

(一)電子交換單位,如有電子附件,請務必勾選含附件。

(二)電子交換單位,如附件為實體(收據、支票等)請將發文方式改為郵寄。

(三)非公務機關,發文方式為郵寄,並繕打郵遞區號及地址。

(四)校內單位及人員,發文方式為人工傳遞。

七、系統內「公文基資」的「檔案數量」請務必填寫公文及附件歸檔的總頁數。

八、創稿公文如需製作範本,請於創號前,另存新檔;若取號後,再另存新檔,則文號會消失。

九、副本含附件,請自行影印並標示副本附件,隨文送總發文人員發文。

十、紙本發文附件應有1份隨原稿歸檔,並於公文右下角,將本文及附件由下往上依序編寫頁碼,以建立檔案的完整性。

十一、公文附件不依規定歸檔,請在公文第1頁左上角註明「附件不歸檔」並蓋承辦人章。

十二、發文附件如需用印,請先用印後再送發文人員。

十三、發文稿件如有被主管修改,請務必進「文稿編輯」修正公文內容後再傳送至總發文。

十四、紙本公文欲發文時,請列印送文單1份送總發文人員簽收。

十五、發文給校內單位之發送方式:

(一)公文電郵給各單位窗口轉知,並刊登電子公布欄公告:發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組)之重要公文及需以紙本調查回覆公文。另各單位公文電郵收件窗口負責人員如有異動,請至興大入口之各系統入口「公文系統申請」辦理。

(二)電子公布欄公告:發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組)、,無需以紙本調查回覆公文。

(三)紙本公文:非群組受文者(個別單位或人員)、開會通知單、機密公文。

(四)校內受文者如含有群組及個別單位時:群組受文者依本說明之第(1)(2)項方式辦理,個別單位或人員提供紙本公文。

(五)如公文發送條件僅符合本說明之第(2)項,但需增發公文電郵之重要公文(不含研習公文),請另於稿面左上角註記「以電郵發文」且簡述具體理由後,並經單位主管核章。使用時請審慎,避免造成受文單位之困擾。

十六、本校會議紀錄除有機密或權益考量者外,由各單位自行以電子郵件傳送與會人員,或放置學校會議紀錄查詢系統或各單位網頁供閱覽,不再提供紙本紀錄。

十七、公文封發後,由承辦人員自送時,應由該承辦人員簽章,並自行送達受文單位。另請於公文流程傳送總發文前,於稿面左上角註記「公文自送」且簡述具體理由。

十八、因應紙本公文封發、郵件處理及至郵局交寄時間(每一上班工作日下午4 時)、,公文受文者含有需郵寄校外機關者,請於每一上班日下午3 時前,將公文流程及紙本公文送達至文書組總發文人員,以利當日完成繕印及寄發作業,逾時者隔日再發。另受文者數量較多致無法當日完成郵件處理者,亦將於處理完成日方付郵交寄,請注意公文時效。

十九、已發公文需加發、補發受文單位,或更正公文之處理程序:

(一)加發、補發公文:已發公文須以同樣公文內容(同日期、同文號)、加發或補發受文單位時,由承辦單位以簽稿併陳方式,加簽說明,並將原案公文列為附件,函稿則複製原案公文,受文者僅列需加發或補發之受文單位,經原層級核判後,依發文程序發送。總發文人員於紙本公文左上側空白處分別標註「加發」或「補發」字樣,並於其旁註記加、補發日期後發送。

(二)更正公文:已發公文(或公告)、及附件如有誤繕,由承辦人員另發更正公文(或公告),以使受文者瞭解公文內容之差異性。

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1. 本校發文代字號