公文時效 Time limit for official documents

1. 經辦文件：
   應把握簽辦期限，儘速簽擬意見送出。
   自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，必須展期時，報請權責主管核准。
2. 管制會辦時效：
   會辦之文件，受會單位應視同速件，無論送會或收會均應管制時間，受會單位如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會單位。

1. 管制登記本單位案件之處理流程及結果。
2. 應每日查詢承辦公文、待辦公文、逾期未辦畢公文、待歸檔公文處理情形，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應提醒承辦人員並報請單位主管處理。

1. 確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出，以有效預留其他過程的處理時間。
2. 部屬差假，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任，於期限內辦妥公文。
3. 對申請展期之案件，應注意其期限；登記桌人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理。

1. 每週電子公文系統自動稽催逾期未結案案件並電郵通知承辦人及其直屬主管。
2. 每月2次以電話稽催、電郵稽催或將各單位公文稽催通知單送陳各單位主管督導催辦。
3. 每月統計公告已逾辦理期限件數(公文時效統計表)及已逾期10日以上已辦結公文清單。

為提昇本校公文處理時效及行政效能，特依據行政院「文書處理手冊」及行政院研究發展考核委員會「文書流程管理手冊」訂定「國立中興大學公文時效管理辦法」。

二、 「公文時效管理辦法」強調的觀念為何？

公文流程管理的實施，由自我管理做起，以業務單位主動導正為主，秘書室負責公文稽催及加速文書處理之責，與督導及檢討全校公文時效管理，定期辦理公文時效考核。另有關本校公文查催、展期、改分及遺失等文書處理程序及規定，應依本校「文書處理要點」辦理。

三、「公文時效考核報告」的資料從何而來？

文書組每月公告上月之公文時效統計表、分層負責決行統計表、已逾期十日（含）以上未辦結公文清單及線上簽核件數月報表等公文時效考核相關報告。各單位主管亦可由電子公文系統查詢該單位目前逾期未辦畢之公文。