文書組

依「國立中興大學秘書室設置辦法」第二條規定 本室設下列單位:
行政議事組:綜理公文審閱、校務會議及行政會議辦理、分層負責制度推動、文牘議事及校印掌理相關事宜。
媒體公關組:綜理媒體輿情搜集、新聞發佈及媒體公關相關事宜。
文書組:綜理收發文、檔案管理、郵件處理及文書檔案相關事宜
校友中心:綜理校友服務、校友會連絡、傑出校友表揚及校務基金捐贈等相關事宜(108年12月20日第87次校務會議決議將校友中心整併納入秘書室,自109年2月1日起實施)
本室各單位除前述業務外,並辦理本校上級交辦各相關業務。
組長:呂政修
電話 04-22840535
電子郵件 jsleu@nchu.edu.tw
職掌
  • 綜理全組之業務。
  • 機密公文基資線上建檔及傳送。
  • 彙送本組行政會議、校務會議工作報告。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.鄭文秀、2.曾麗芳
組員:鄭文秀
電話 04-22840616
電子郵件 j4138@nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理

  • 總發文及檔案管理業務:負責教學及研究單位、總務處等單位總發文及檔案管理
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.楊妤庭、2.曾麗芳
組員:陳曜堡
電話 04-22840257
電子郵件 chen0220@nchu.edu.tw
職掌 總收文、省紙計畫、本組庶務窗口:

  • 公文收文及分文作業、總收文綜合性業務。
  • 本組庶務窗口、財產管理、標案收件等相關業務。
  • 協助檔案清查、支援檔管工作。
  • 本組事務物品採購等相關業務。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.蕭名君、2.蕭秋萍
行政組員:陳汶瑄
電話 04-22840259
電子郵件 sophia@nchu.edu.tw
職掌 檔案管理:

  • 檔案管理綜合性業務。
  • 檔案管理中程計畫、年度計畫及計畫管考彙辦。
  • 本校檔案分類表及保存年限區分表修訂。
  • 檔案庫房管理、歷史檔案數位化相關業務。
  • 檔案清查、鑑定、修復、銷毀、移轉、移交、目錄彙送等事宜。
  • 檔案應用活動、加值推廣及綜合性業務。
  • 本組生活學習生管理、工作月報表填報彙整。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事宜。
代理人 1.蕭秋萍、2.曾麗芳
行政組員:曾麗芳
電話 04-22840259
電子郵件 sany0702@nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理:

  • 總發文及檔案管理業務:負責研發處、圖書館、體育室、秘書室、主計室等單位總發文及檔案管理。
  • 本校機密檔案管理保管、檢調、日常降解密、年度清查、年度降解密等相關業務。
  • 會計憑證銷毀及會計庫房管理。
  • 全校電子檔案點收確認、編目等事宜。
  • 本校文書處理及相關法規綜合性業務。
  • 公文寫作、檔管研習相關業務。
  • 檔案應用申請、法規修訂及綜合性業務。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.鄭文秀、2.楊妤庭
行政辦事員:蕭秋萍
電話 04-22840566
電子郵件 cphsiao1012@nchu.edu.tw
職掌 公文系統維護、公文時效管考、本組網管:

  • 公文系統維護、管理、人員異動、操作諮詢及教育訓練相關業務。
  • 公文時效管考、公文稽催及相關資訊統計。
  • 本組網管、網頁維護、影音網路平台管理、個資及資通安全窗口。
  • 急迫性和臨時性資料庫語法撰寫、公文系統相關知識管理與彙集等相關事宜。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.陳汶瑄、2.鄭文秀
行政辦事員:楊妤庭
電話 04-22840256
電子郵件 yuting717@dragon.nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理:

  • 總發文及檔案管理業務:負責教務處、學務處、國際處、人事室、計資中心、師培中心、藝術中心、環安中心、產學研鏈結中心等單位總發文及檔案管理。
  • 總發文相關問題及綜合性業務。
  • 公文系統電子公布欄及公文郵件發送改善與管理。。
  • 秘書室公文電子郵件專責收件人員。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.曾麗芳、2.鄭文秀
事務助理員:蕭名君
電話 04-22840257
電子郵件 alita0924@nchu.edu.tw
職掌 紙本總分文

  • 總收文-紙本來文掃瞄、公文基資建檔等相關業務。
  • 郵務處理(公務郵件郵資登錄、郵票管理、郵件寄送)。
  • 本組公文分送秘書室及各單位事務櫃。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.陳曜堡、2.蕭秋萍
工友:盧麗蓉
電話 04-22840258
電子郵件 li-jung@nchu.edu.tw
職掌 郵件收發:

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 協助行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 生活學習生管理。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.黃宏達、2.石金英
工友:黃宏達
電話 04-22840258
電子郵件 hhonda77@yahoo.com
職掌 郵件收發:

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.石金英、2.盧麗蓉
工友:石金英
電話 04-22840258
電子郵件 shykeiyi@dragon.nchu.edu.tw
職掌 郵件收發:

  • 學生郵件登錄分送。
  • 外文郵件登錄分送。
  • 協助各單位、教職員工及研究生郵件登錄分類投遞。
  • 學生、家長、郵務公司查詢郵件情況。
代理人 1.盧麗蓉、2.黃宏達