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文書組

依「國立中興大學秘書室設置辦法」第二條規定 本室設下列單位：
行政議事組：綜理公文審閱、校務會議及行政會議辦理、分層負責制度推動、文牘議事及校印掌理相關事宜。
媒體公關組：綜理媒體輿情搜集、新聞發佈及媒體公關相關事宜。
文書組：綜理收發文、檔案管理、郵件處理及文書檔案相關事宜(97年5月9日第54次校務會議決議調整文書組改隸秘書室，教育部97年6月30日核備後實施）。
校友中心：綜理校友服務、校友會連絡、傑出校友表揚及校務基金捐贈等相關事宜(108年12月20日第87次校務會議決議將校友中心整併納入秘書室，自109年2月1日起實施）
本室各單位除前述業務外，並辦理本校上級交辦各相關業務。
組長：呂政修
電話 04-22840535
電子郵件 jsleu@nchu.edu.tw
職掌
  • 綜理全組之業務。
  • 機密公文基資線上建檔及傳送。
  • 彙送本組行政會議、校務會議工作報告。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.鄭文秀、2.曾麗芳
組員：鄭文秀
電話 04-22840616
電子郵件 j4138@nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理：

  • 教學研究單位（含創新產業國際學院）、總務處之總發文、檔案管理（公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、校內檢調、案卷著錄等事宜）。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.楊妤庭、2.曾麗芳
書記：待補
電話 04-22840257
電子郵件
職掌 總收文、省紙計畫、本組庶務窗口：

  • 總收文綜合性業務。
  • 電子公文收(分)文作業。
  • 紙本收(分)文作業及郵務人員請假代理。
  • 標案收件(營繕組)。
  • 文書組會議準備及紀錄。
  • 檔案清查及支援其他檔管工作。
  • 本組庶務窗口、財產管理、能源調查。事務性採購及零用金保管事宜、訊息公告。
  • 每季綠色採購網路申報系統填報。
  • 年度優先採購身心障礙服務統計填報。
  • 省紙計畫工作。
  • 秘書室支援全民英檢或學校監試業務輪值事宜。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.蕭名君、2.蕭秋萍
行政組員：陳汶瑄
電話 04-22840259
電子郵件 sophia@nchu.edu.tw
職掌 檔案管理：

  • 檔案管理(以下簡稱檔管)綜合性業務(含校內檔管規定彙整研修)及相關公文之處理。
  • 檔管中長程計畫、年度計畫及計畫管考彙辦事宜。
  • 本校檔案分類表及保存年限區分表修訂等事宜。
  • 庫房管理綜合性業務及行政大樓4樓與綜合大樓6樓庫房管理。
  • 檔案附件備份網路伺服器管理。
  • 檔案(含電子)清查、綜合性業務及清查工作安排及分配。
  • 本校檔案鑑定事宜。
  • 檔案修護事宜。
  • 檔案銷毀。
  • 檔案移轉、移交。
  • 檔案目錄彙送。
  • 檔案應用活動、加值推廣及綜合性業務。
  • 歷史檔案數位化及人員工作進度與品質管理。
  • 每月請同仁填寫工作月報統計表。
  • 本組生活學習生管理。
  • 公文系統管理同仁請假之代理。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事宜。
代理人 1.蕭秋萍、2.曾麗芳
行政組員：曾麗芳
電話 04-22840259
電子郵件 sany0702@nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理、公文時效管考：

  • 研發處、圖書館、體育室、秘書室、主計室總發文、檔案管理（公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、校內檢調、案卷著錄等事宜）。
  • 機密檔案管理綜合性業務、保管窗口及日常、年度降解密（含掃描上傳）等事宜。
  • 電子檔案點收確認、編目等事宜。
  • 會計憑證銷毀及會計庫房管理(含設施維護)事宜。
  • 本校文書處理要點及相關法規綜合性業務。
  • 辦理本校文檔相關研習事宜。
  • 檔案檢調及檔案應用申請、法規及綜合性業務。
  • 公文稽催及時效管考。(每週一系統自動執行稽催、每半個月人工執行稽催公文展期、銷號處理、時效管考月報表等事宜)
  • 臺綜大秘書室工作圈聯絡窗口。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.鄭文秀、2.楊妤庭
行政辦事員：蕭秋萍
電話 04-22840566
電子郵件 cphsiao1012@nchu.edu.tw
職掌 公文系統維護、本組網管：

  • 公文系統維護管理(含廠商連絡窗口、計資中心機房系統硬體設備管理、系統備份、圖書館機房備援系統管理、災難演練、公文電子郵件發送程式管理等)。
  • 公文線上簽核系統決策相關意見彙整及簽核。
  • 公文系統行政資料及人員異動處理。(含「公文系統申請系統」管理)
  • 公文系統諮詢服務及教育訓練劃安排。
  • 急迫性和臨時性資料庫語法撰寫、公文系統相關知識管理與彙集等相關事宜。
  • 協助(收發室)郵件查詢系統事宜連繫及郵件查詢網頁管理。
  • 本組網頁、於計中影音網路平台之管理。
  • 電子公文交換主機管理。
  • 本組個資及資通安全窗口。
  • 本組所辦研習之研習報名系統、約聘人員學習時數登錄事宜。
  • 總收文同仁請假代理(紙本來文建檔)。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.陳汶瑄、2.鄭文秀
行政辦事員：楊妤庭
電話 04-22840256
電子郵件 yuting717@dragon.nchu.edu.tw
職掌 總發文、檔案管理：

  • 教務處、學務處、國際處、人事室、計資中心、師培中心、藝術中心、環安中心、產學研鏈結中心總發文、檔案管理（公文歸檔之點收、立案、編目、上架、清查、校內檢調、案卷著錄等事宜）。
  • 總發文相關問題及綜合性業務。
  • 公文系統電子公布欄及公文郵件發送改善與管理。。
  • 秘書室公文電子郵件專責收件人員。
  • 辦公室洽公指引。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.曾麗芳、2.鄭文秀
事務助理員：蕭名君
電話 04-22840257
電子郵件 alita0924@nchu.edu.tw
職掌 紙本總分文：

  • 紙本收(分)文作業(收拆信件、紙本來文掃瞄、公文基資線上建檔、執行聯繫分文事宜)。
  • 郵務(郵資登錄、郵票管理、郵件寄送)。
  • 本組公文分送秘書室及各單位事務櫃。
  • 總收文同仁(含標案收件)請假代理。
  • 協助公文系統操作諮詢。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.待補、2.蕭秋萍
工友：盧麗蓉
電話 04-22840258
電子郵件 li-jung@nchu.edu.tw
職掌 郵件收發：

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 協助行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 生活學習生管理。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.黃宏達、2.石金英
工友：黃宏達
電話 04-22840258
電子郵件 hhonda77@yahoo.com
職掌 郵件收發：

  • 各單位、教職員工及研究生郵件登錄分送。
  • 行政大樓郵件送達各單位。
  • 協助學生郵件登錄分送。
  • 其他交辦事項。
代理人 1.石金英、2.盧麗蓉
工友：石金英
電話 04-22840258
電子郵件 shykeiyi@dragon.nchu.edu.tw
職掌 郵件收發：

  • 學生郵件登錄分送。
  • 外文郵件登錄分送。
  • 協助各單位、教職員工及研究生郵件登錄分類投遞。
  • 學生、家長、郵務公司查詢郵件情況。
代理人 1.盧麗蓉、2.黃宏達

臺中市402南區興大路145號 行政大樓4、5樓
秘　書　室
TEL. 04-2284 0204
FAX. 04-2287 3702
臺中市402南區興大路145號 行政大樓4樓
秘　書　室
TEL. 04-2284 0204
FAX. 04-2287 3702
校 友 中 心
TEL. 04-2284 0249
媒體公關組
TEL. 04-2284 0128
行政議事組
TEL. 04-2284 0603
文　書　組
TEL. 04-2284 0256
Mail: 詳見成員執掌

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