蓋印及簽署應注意事項如下:
(一)、各機關任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者,不得蓋用印信。
(二)、監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或更正後再蓋印。
(三)、監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用印信:
- 發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。
- 呈:用機關首長全銜、姓名,蓋職章。
- 函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
- 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳。
- 機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項,對外行文時,由單位主管署名,蓋單位主管職章或蓋條戳。
- 機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首長署名者,由代理人署名。機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。
- 會銜公文如係發布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首長職銜簽字章。
(四)、一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。
(五)、公文及原稿用紙在2頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。
(六)、附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。
(七)、副本之蓋印與正本同,抄本(件)及譯本不必蓋印,但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
(八)、文件經蓋印後,由監印人員在原稿加蓋監印人員章,送由發文單位辦理發文手續。
(九)、不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,其格式由機關自訂,惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目,陳奉核定後,始予蓋用印信。
(十)、監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文件,應予登錄並載明(發)文字號,申請表應妥為保存,以備查考。登記表及蓋用印信申請表,於新舊任交接時,應隨同印信專案移交。
(十一)、監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文程序作業。 |