常見問答

Q1:何謂檔案應用?

檔案管理之目的是促進檔案開放與運用,其立法精神就是要落實政府資訊公開,滿足民眾知的權利。檔案應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用與服務推廣之相關作業及程序。

Q2:如何申請檔案應用?

  1. 申請人請先詳閱本校檔案申請應用閱覽須知後,並至國家發展委員會檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」(https://near.archives.gov.tw/)查詢本校檔案目錄後,填具申請書後,親送至書面通訊方式送達本校行政大樓4樓文書組(非本人請填具委任書)。
  2. 申請人身份如為外國人請附護照或居留證影本。
  3. 法人、團體、事務所或營業所提出檔案應用申請請附登記證影本。
  4. 申請檔案應用並無年齡限制,惟未成年人申請應用機關檔案,應由法定代理人代理。

Q3:檔案應用可申請原件嗎?

本校之檔案應用,以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,應於申請書載明其事由。

Q4:申請檔案應用是否需要收費?

  1. 閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算; 閱覽抄錄國家檔案,免收費。
  2. 影印機黑白複印B4(含)尺寸以下每頁2元、A3尺寸每頁3元;彩色紙張以5倍計價。
  3. 複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。
  4. 其他檔案複製費用,依檔案管理局「機關閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。

Q5:申請檔案應用有何限制?

依檔案法第18條規定,檔案有涉及下列情形之一者,本校得拒絕申請:

  1. 有關國家機密者。
  2. 有關犯罪資料者。
  3. 有關工商秘密者。
  4. 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
  5. 有關人事及薪資資料者。
  6. 依法令或契約有保密之義務者。
  7. 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

Q6:申請檔案應用須注意那些事項?

申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,不得有下列行為:

  1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
  2. 拆散已裝訂完成之檔案。
  3. 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

申請人有上述所列情形,本校得停止其應用及記錄之,並依有關法令規定處理。

Q7:如何查詢檔案目錄?

可由「機關檔案目錄查詢網」(https://near.archives.gov.tw)查詢本校定期彙送之檔案目錄,但機密檔案目錄依法不公布。

Q8:檔案應用申請審核需要多久時間?

檔案應用之申請,由本校檔案管理單位自申請書掛號之日起三十日內會業務單位依法審核,並為准駁之決定後,以書面載明理由通知申請人。申請應用程序不符或要件不全,經通知申請人補正者,應於七日內補正,屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請;其有補正資料者,自申請人補正之日起算。

Q9:閱覽者可否攜帶陪同人員共同進入閱覽場所?陪同人員是否比照收費?

應用檔案需陪同人員者,應事先申請並經核准後,始得進入檔案應用服務處所,陪同人員因非獨立申請人,無須另行付費。

Q10:本校提供檔案應用服務時間及地點?

本校檔案應用開放時間為星期一至星期五上午九時至下午五時(不包括例假日及國定假日),服務地點為本校行政大樓4樓文書組。