發文作業 Post assignment

一、公文發文時，請先確認公文系統「流程設定」之「承辦人擬辦設定」勾選「總發文」，異動別選擇「總發」，將公文流程傳送發文，勿傳送歸檔。

二、其他機關來文，本校已編列總收文號，若要擬稿，請於打開公文後，直接進「文稿編輯」，點選稿件，系統會自動帶入總收文號，故請避免再另行創稿，以簡化公文併案作業。

三、密件、附件20頁以上及附件無法電子交換（如收據、支票、合約或需用印等實體附件）之公文，請以紙本簽核辦理。

四、公文如有附件，請務必於附件欄位，繕打附件名稱。

五、依國家發展委員會規定：公務機關間公文之傳遞，以電子交換為原則；故無論是線上或紙本簽核公文，附件如有電子檔，請務必將檔案上傳至「附件管理」，檔案如超過10MB請勾選「上傳至附件下載區」。

六、進入文稿編輯，以「批次輸入」繕打正副本時，如受文者為校內人員，請註明單位；如有校外單位時，請務必進入「編輯」，點選「批次檢核」後，修正以下欄位：

(一)電子交換單位，如有電子附件，請務必勾選含附件。

(二)電子交換單位，如附件為實體（收據、支票等）請將發文方式改為郵寄。

(三)非公務機關，發文方式為郵寄，並繕打郵遞區號及地址。

(四)校內單位及人員，發文方式為人工傳遞。

七、系統內「公文基資」的「檔案數量」請務必填寫公文及附件歸檔的總頁數。

八、創稿公文如需製作範本，請於創號前，另存新檔；若取號後，再另存新檔，則文號會消失。

九、副本含附件，請自行影印並標示副本附件，隨文送總發文人員發文。

十、紙本發文附件應有1份隨原稿歸檔，並於公文右下角，將本文及附件由下往上依序編寫頁碼，以建立檔案的完整性。

十一、公文附件未依規定以原件歸檔，請於公文內文或簽核框之擬辦意見中敘明「無法以原件歸檔」理由，簽奉權責長官核准。

十二、發文附件如需用印，請先用印後再送發文人員。

十三、發文稿件如有被主管修改，請務必進「文稿編輯」修正公文內容後再傳送至總發文。

十四、紙本公文欲發文時，請列印送文單1份送總發文人員簽收。

十五、發文給校內單位之發送方式：

(一)公文電郵給各單位窗口轉知，並刊登電子公布欄公告：發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組)之重要公文(不含研習或活動)及需回覆公文。另各單位公文電郵收件窗口負責人員如有異動，請至興大入口之各系統入口「公文系統申請」辦理。

(二)電子公布欄公告：發文給校內一、二級單位(教學研究單位……等群組)，無需回覆公文。

(三)紙本公文：非群組受文者(個別單位或人員)、開會通知單、機密公文。

(四)校內受文者如含有群組及個別單位時：群組受文者依本說明之第(1)(2)項方式辦理，個別單位或人員提供紙本公文。

(五)如公文發送條件僅符合本說明之第(2)項，但需增發公文電郵之重要公文(不含研習公文)，請另於稿面左上角註記「以電郵發文」且簡述具體理由後，並經單位主管核章。使用時請審慎，避免造成受文單位之困擾。

十六、本校會議紀錄除有機密或權益考量者外，由各單位自行以電子郵件傳送與會人員，或放置學校會議紀錄查詢系統或各單位網頁供閱覽，不再提供紙本紀錄。如確因權益考量有紙本發文之需者，請於簽核框內註記「以紙本發文」並簡述具體理由一併陳核。為求符合本校無紙化實施計畫規定，請審慎辦理避免浮濫。

十七、公文封發後，由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章，並自行送達受文單位。另請於公文流程傳送總發文前，於簽核框內註記「公文自送」且簡述具體理由。

十八、因應紙本公文封發、郵件處理及至郵局交寄時間(每一上班工作日下午4 時)、，公文受文者含有需郵寄校外機關者，請於每一上班日下午3 時前，將公文流程及紙本公文送達至文書組總發文人員，以利當日完成繕印及寄發作業，逾時者隔日再發。另受文者數量較多致無法當日完成郵件處理者，亦將於處理完成日方付郵交寄，請注意公文時效。

十九、已發公文需加發、補發受文單位，或更正公文之處理程序：

(一)加發、補發公文：已發公文須以同樣公文內容(同日期、同文號)、加發或補發受文單位時，由承辦單位以簽稿併陳方式，加簽說明，並將原案公文列為附件，函稿則複製原案公文，受文者僅列需加發或補發之受文單位，經原層級核判後，依發文程序發送。總發文人員於紙本公文左上側空白處分別標註「加發」或「補發」字樣，並於其旁註記加、補發日期後發送。

(二)更正公文：已發公文(或公告)、及附件如有誤繕，由承辦人員另發更正公文(或公告)，以使受文者瞭解公文內容之差異性。