收文作業 Receive assignments

1. 電子交換來文:由系統自動加掛總收文號，依業務職掌傳送至各一級單位。若受文者為個人，則不經公文系統直接轉紙本列印，以登送之方式請各一級單位派員至文書組簽收轉致受文者個人。
2. 郵寄、傳真或其它方式來文之紙本公文：人工貼上總收文條碼並在左上角蓋「紙本掃瞄章」，掃瞄並登錄為線上公文，依業務職掌傳送至各一級單位。
3. 附件超過20頁或含實體附件(如：支票、收據、契約書…等)、之公文，將以紙本方式分文予各一級單位。
4. 機密文件：經主任秘書拆封及判文後，將以紙本方式分文予各一級單位。

(二)請各一級單位登記桌隨時進入電子公文系統檢查公文夾，待處理-主辦待分辦是否有總收公文。若發現有紙本公文，請派人至文書組簽收。（紙本公文辨別方式：公文簽核類型顯示為紙本符號。）

(三)各單位如需退文改分至其他一級單位，請承辦人填寫公文改分申請單，送請單位主管核可後送總收文人員;並將公文系統流程退回一級單位登記桌，再請一級單位登記桌退回總收文。

(四)依國立中興大學公文線上簽核系統決策委員會第2次會議決議（第六案)，受文者為「國立中興大學」(非推廣宣傳品)者，將加掛總收文號進入公文系統列管。

(五)因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發時，應沿用原收文日期及總收文號。

(六)直接郵寄至各單位之紙本公文，受文者雖不為「國立中興大學」，各單位如有需要亦可送文書組加掛總收文。