檔案管理 File management

(一)傳送歸檔前，請開啟該公文後，先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」，異動別選擇「歸檔」。

(二)該公文若需發文，請先將流程傳送發文，勿傳送歸檔。經檔管人員點收後，系統無法退文，若需補發須重簽。

(一)傳送歸檔前，請開啟該公文後，先至「基本資料」之「擬辦設定」勾選「存查」，異動別選擇「歸檔」。

(二)傳送後請於 AKI800 公文檢索作業查詢公文流程是否已傳送成功，傳送成功者，系統上會顯示公文送出時間。

(三)該公文若需發文，請先將流程傳送發文，勿傳送歸檔。經檔管人員掃描後，系統無法退文，若需補發須重簽。

(四)已結案之紙本公文，請於5日內由派員親送紙本公文及歸檔清單送至文書組辦理歸檔，請勿將公文置於事務櫃。

(歸檔清單由文書組存查，歸檔單位若需另外留存清單，請列印一式二份至文書組簽收後收執。

(五)紙本公文送至文書組歸檔前，請先檢查下列事項：

1. 分類號及保存年限：參照校內「檔案分類及保存年限區分表」之規定填註於公文右上角，並確認該分類號是否與公文內容相符，及是否與公文系統註記之分類號一致。
2. 公文擺放方式：依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下。有來文及簽稿併陳時，擺放順序為「簽」、「稿」、「來文」、「簽之附件」、「稿之附件」、「來文之附件」。
3. 頁碼：本文及附件於公文右下角「由下往上」依序編寫頁碼，空白頁不需編寫頁碼；文件為雙面者，背面頁碼於左下角編寫。
4. 公文附件應併同本文歸檔，若全部附件或部份附件未依規定以原件歸檔，請於公文內文或簽核框之擬辦意見中敘明「無法以原件歸檔」之理由，簽奉權責長官核准。
5. 確認公文是否未經核決、未發或漏會。若『稿』因故不發文，請於「公文第一頁左上角」敘明不發文，並加蓋職名章。
6. 第一層決行之核決者為校長，第二層決行及第三層決行之核決者均應加上「代為決行」章戳或字樣。
7. 公文如有任何修改，請修改者或承辦人加蓋職名章，以茲負責。
8. 職務代理人辦理公文時，須於職名章旁註明「代」字，以茲證明。
9. 去除不必要之標籤。
10. 公文未能以原件歸檔時，應於影本簽註理由，並加註「與正本相符」字樣，由承辦人及一級單位主管核章後歸檔。
11. 如符合本校「文書處理要點」第18 條、33條規定，以紙本公文辦理時，請於公文「第一頁左下角」加蓋「符合本校文書處理要點第18 條、33 條規定，以紙本公文辦理」之章戳。
12. 公文如有倂案，請承辦人將主案置於第一件，並於公文上註明「本文併有○○○○○(文號)」，並加蓋職名章。若公文前案已結案歸檔，後案需併前案，於公文上註明註明「本文請併入○○○○○(文號)」，並加蓋職名章。